Shopify и Наредба Н-18: как да работите законно с Shopify в България

„Shopify е хубав, но не е за България – няма как да е по Наредба Н-18.“ Чуваме това от търговци, от счетоводители, а понякога и от други разработчици. Твърдението звучи логично: платформата е канадска, сървърите не са в България, няма вграден касов апарат. Но Наредба Н-18 не регулира платформата. Тя регулира как отчитате продажбите си – и това може да се организира правилно с Shopify.

В тази статия ще видите кои задължения по Наредба Н-18 засягат Shopify магазин, как конкретно се настройват в админ панела, кои ситуации изискват касов апарат и какво остава отговорност на вас и на счетоводителя. Използваме същата логика в собствените си Shopify магазини с наложен платеж и Shopify Payments.

Накратко:

• Наредба Н-18 не забранява и не ограничава използването на Shopify – задълженията зависят от начина на плащане, а не от платформата.
• Shopify магазин, който приема само плащания с карта, банков превод и наложен платеж чрез лицензиран куриер, по правило не се нуждае от касов апарат.
• За всяка такава продажба се издава документ за регистрирана продажба, който в Shopify обикновено се реализира чрез редактиран имейл шаблон или приложение за документи.
• Уведомлението към НАП за електронния магазин съдържа данни за домейна, платформата и доставчиците на плащания и трябва да се актуализира при промяна.
• Физически обект, в който клиентите плащат на място, изисква фискално устройство независимо от това, че използвате Shopify.

Защо Shopify изобщо е въпрос по Наредба Н-18

Наредба Н-18 урежда регистрирането и отчитането на продажбите чрез фискални устройства и изискванията към софтуера за управление на продажбите (СУПТО). Онлайн магазинът е търговски обект и наредбата важи за него. Общата логика – кога трябва касов апарат, кога е достатъчен документ за регистрирана продажба – е описана в основната ни статия за Наредба Н-18 за онлайн магазин. Тук се фокусираме върху Shopify.

Въпросите, които платформата поставя, са три:

1. Как да издавам документ за регистрирана продажба, когато Shopify изпраща стандартно английско потвърждение?
2. Какво да посоча пред НАП като хостинг и платформа, когато не съм на български сървър?
3. Какво става, ако използвам Shopify и в магазин на място?

Плащанията в Shopify и какво изисква всяко

Метод в Shopify	Касов апарат	Документ към клиента	Какво да проверите
Shopify Payments (карта, Apple Pay, Google Pay)	По правило не	Документ за регистрирана продажба	Допустимостта и условията – в админ панела, Настройки → Плащания
Друг платежен доставчик чрез приложение	По правило не	Документ за регистрирана продажба	Че доставчикът е лицензирана платежна институция или банка
Банков превод (ръчен метод)	Не	Документ за регистрирана продажба	IBAN и основание в инструкциите
Наложен платеж (ръчен метод) чрез Еконт или Спиди	По правило не	Документ за регистрирана продажба	Че куриерът изплаща като пощенски паричен превод
Наложен платеж, събран от ваш служител	Да	Фискален бон	Мобилно фискално устройство
Shopify POS в шоурум или магазин	Да	Фискален бон	Фискално устройство и съвместим софтуер

Shopify Payments е достъпен за бизнеси в България. В parfyum.bg той работи заедно с наложен платеж за българския пазар – двата метода са в един checkout и клиентът избира. Подробности за наложения платеж има в статията Shopify наложен платеж.

Документ за регистрирана продажба в Shopify: три варианта

Стандартният имейл „Order confirmation“ на Shopify не е документ по образеца от Наредба Н-18. Липсват ЕИК, наименование на електронния магазин, данни за доставчика на плащането и други реквизити. Имате три пътя:

Вариант 1: Редактиран шаблон за потвърждение

В Settings → Notifications → Customer notifications → Order confirmation можете да редактирате HTML и Liquid кода на имейла. Добавят се:

• заглавие „Документ за регистрирана продажба“ и номер – обикновено номерът на поръчката ({{ order_name }});
• дата и час на документа;
• наименование и ЕИК на търговеца, наименование и адрес на електронния магазин;
• артикули, количество, единична цена в €, отстъпки и обща сума;
• ДДС, ако сте регистрирани;
• начин на плащане и доставчик на платежната услуга или куриер;
• идентификатор на транзакцията, когато е приложимо.

Плюс: безплатно и без зависимост от приложение. Минус: изисква опит с Liquid, а при промяна на наредбата шаблонът се редактира ръчно. Тествайте го с изпращане на тестов имейл и с реална поръчка за всеки метод на плащане.

Вариант 2: Приложение за документи и фактури

Приложенията за фактури и документи генерират PDF към всяка поръчка и могат да го изпращат автоматично. Някои са създадени специално за българския пазар и издават и фактури в евро. Преди да изберете, поискайте от разработчика образец и го дайте на счетоводителя си. Какво трябва да може приложението за фактури, разглеждаме в статията за фактури в Shopify.

Вариант 3: Връзка със счетоводна или складова програма

При по-голям обем поръчките се прехвърлят автоматично към външна програма, която издава документите. Тук внимавайте: ако същата програма управлява и продажби с касов апарат във физически обект, тя трябва да е вписана в списъка на СУПТО на НАП.

Номерация, данни и съхранение

Документите трябва да имат уникален номер и данните да се съхраняват. В Shopify:

• Номерацията на поръчките е последователна. В Settings → General можете да добавите префикс или суфикс (например „BG-1001“), което е удобно, ако имате и други канали.
• Чернови на поръчки (Draft orders) имат отделна номерация, докато не бъдат завършени – не изпращайте документ за чернова.
• Анулирани и върнати поръчки остават в системата с история. Не изтривайте поръчки – архивирайте ги.
• Експорт: правете месечен CSV експорт на поръчките и транзакциите и го съхранявайте извън Shopify. Това е и защита, ако някога загубите достъп до акаунта.

Уведомлението към НАП за Shopify магазин

Уведомлението за електронен магазин се подава по електронен път с квалифициран електронен подпис или ПИК. При Shopify магазин типичните въпроси са:

• Домейн: основният домейн на магазина (например вашмагазин.bg), а не адресът myshopify.com.
• Хостинг доставчик: посочва се Shopify. Точното наименование на юридическото лице, с което имате договор за вашия регион, ще намерите в условията за ползване на Shopify.
• Платежни доставчици: всички активни – Shopify Payments, други портали, куриерите за наложен платеж.
• Промени: нов домейн, нов платежен метод или добавяне на пазар изискват актуализация.

Процедурата стъпка по стъпка е описана в статията за регистрация на онлайн магазин в НАП, а актуалните образци – на сайта на НАП.

Shopify с физически магазин или шоурум

Това е най-сложният сценарий. Плащанията на място изискват фискално устройство. Shopify POS не идва с вградена връзка към български фискален принтер, затова решенията обикновено са:

• отделен касов апарат за обекта, а Shopify POS се използва само за наличности и клиенти;
• приложение или интеграция, която изпраща продажбите от POS към фискално устройство;
• вписан СУПТО за физическия обект, синхронизиран с онлайн магазина по наличности.

Кой вариант е правилен зависи от това кой софтуер реално управлява продажбите в обекта. Изборът се прави съвместно със счетоводителя, преди да купите хардуер.

Продажби към Гърция и Румъния

Ако използвате Shopify Markets за други държави от ЕС, логиката на Наредба Н-18 за вашия български търговски обект се запазва. Добавят се въпроси за ДДС при дистанционни продажби и режима OSS, които се решават със счетоводителя, а не с настройка в Shopify. При нашите пазари за Гърция и Румъния например наложеният платеж е изключен и се приема само плащане с карта.

Чеклист за Shopify магазин по Наредба Н-18

1. Списък на всички методи на плащане, активни в Settings → Payments.
2. Писмено потвърждение от куриерите за пощенски паричен превод при наложен платеж.
3. Документ за регистрирана продажба – шаблон или приложение, тестван за всеки метод.
4. Документите са на български и в €.
5. Уведомление към НАП с правилния домейн и всички доставчици.
6. Месечен експорт на поръчките.
7. Отделно решение за физически обект, ако има такъв.
8. Годишен преглед със счетоводителя.

Често задавани въпроси

Ако искате Shopify магазин, който от първия ден е настроен за българския пазар – плащания, документи, куриери и НАП – вижте как работим при изработка на Shopify магазин. Данъчните въпроси оставяме на счетоводителя ви, а техническата част поемаме ние.