Shopify фактури за български фирми: приложения и автоматично издаване

Shopify е отлична платформа за продажби, но е създадена за глобалния пазар. Българската фактура с 10-цифрен пореден номер, ЕИК, ДДС номер и МОЛ не е нещо, което Shopify издава сам. Ако търсите как да издавате Shopify фактури автоматично и законно, отговорът винаги минава през приложение или интеграция със система за фактуриране.

По-долу ще видите какви са изискванията към фактурата в България, трите работещи подхода с плюсовете и минусите им, как да събирате данни за фирма в checkout-а и какво да проверите, преди да пуснете автоматизацията.

Накратко:

• Shopify не издава фактури, отговарящи на българския Закон за ДДС, без допълнително приложение или интеграция.
• Българската фактура трябва да има 10-цифрен пореден номер без пропуски, дата, данни и идентификационни номера на двете страни, данъчна основа, ставка и сума на ДДС.
• Най-надеждният вариант за магазини с много поръчки е автоматична интеграция между Shopify и българска система за фактуриране или счетоводен софтуер.
• Данните за фирмата на клиента (име, ЕИК, ДДС номер, адрес) трябва да се събират още преди плащането, иначе фактурата се издава ръчно.

Какво трябва да съдържа фактурата в България

Задължителните реквизити са в чл. 114 от Закона за ДДС. Ето ги в практичен вид, за да можете да проверите всяко приложение срещу тях:

Реквизит	Какво значи на практика
Пореден номер	10 цифри, само арабски цифри, без пропуски и повторения
Дата на издаване и дата на данъчното събитие	Обикновено датата на плащане или доставка
Доставчик и получател	Име, адрес, ЕИК, ДДС номер (ако има)
Стоки и количества	Наименование, количество, единична цена
Данъчна основа	Сума без ДДС, по ставки
Ставка и сума на ДДС	20% или друга приложима ставка; основание, ако не се начислява

От 1 януари 2026 г. фактурите се издават в евро. Подпис и печат не са задължителни, а електронната фактура е равностойна на хартиената, ако получателят я приема.

Фактура или документ за регистрирана продажба?

Това са различни документи. Ако приемате плащане с карта, банков превод или наложен платеж и не използвате фискално устройство, по Наредба Н-18 издавате документ за регистрирана продажба за всяка поръчка. Фактура се издава при поискване от клиента, а за фирмените клиенти – практически винаги. Подробностите са в статията за Shopify и Наредба Н-18.

Три подхода за фактуриране в Shopify

1. Шаблон за печат (Order Printer и подобни)

Безплатното приложение на Shopify за печат на документи позволява да направите HTML шаблон с вашите реквизити. Проблемът е номерацията: номерът на поръчката в Shopify не е 10-цифрен пореден номер на фактура, а и не всяка поръчка трябва да има фактура. Подходящо е само за много малки магазини, където счетоводителят така или иначе преиздава документите.

2. Приложение за фактуриране от Shopify App Store

Има приложения, специализирани в европейско фактуриране, които поддържат собствена номерация, ДДС номера, автоматично изпращане по имейл и PDF за изтегляне в профила на клиента. Някои поддържат и български език и шаблони. При избора проверете:

• може ли номерацията да започва от вашия текущ номер и да бъде 10-цифрена;
• поддържа ли кредитни известия при връщане на стока;
• може ли фактурата да се издава само при поискване (например при попълнен ЕИК);
• как се експортират данните към счетоводството.

3. Интеграция със система за фактуриране или счетоводен софтуер

Това е вариантът за магазини с десетки поръчки на ден. Поръчката от Shopify автоматично създава документ в българска онлайн система за фактуриране или в складово-счетоводен софтуер като Microinvest. Документът се номерира там, пращане и архив се управляват на едно място, а счетоводителят работи директно в позната система. Свързването става чрез готово приложение, ако за вашата система има такова, или чрез API и инструменти като Make или собствен скрипт. Повече за варианта с Microinvest има в статията за Shopify и Microinvest.

Подход	Подходящ за	Основен риск
Шаблон за печат	До няколко поръчки на ден	Ръчна номерация, грешки
Приложение за фактури	Малки и средни магазини	Месечен абонамент, ограничения на шаблона
Интеграция със счетоводен софтуер	Много поръчки, склад, B2B	Първоначална настройка

Как да събирате ЕИК и данни за фирма в Shopify

Стандартният checkout на Shopify има поле „Фирма“ (по желание), но няма поле за ЕИК, ДДС номер и МОЛ. Ето работещите варианти:

1. Поле в количката – отметка „Искам фактура“ и полета за фирмените данни на страницата на количката. Те се записват като атрибути на поръчката и приложението ги чете. Работи на всички планове.
2. Разширение на checkout-а – с Checkout Extensibility можете да добавяте полета директно в checkout-а. Възможностите зависят от плана ви, затова проверете в Shopify Help Center какво е налично за вашия абонамент.
3. Профил на клиента – за повтарящи се B2B клиенти фирмените данни се пазят в профила или чрез функциите за B2B. Този вариант е естествен за B2B магазини като polkom.com, който изградихме на Shopify за фирмени клиенти.

Каквото и да изберете, добавете валидация: ЕИК е 9 или 13 цифри, ДДС номерът в България започва с „BG“. Една грешна цифра означава кредитно известие и нова фактура. За повече варианти на checkout-а вижте статията за Shopify checkout.

Автоматизацията стъпка по стъпка

Типичният поток, който настройваме:

1. Клиентът поръчва и (по желание) попълва фирмени данни.
2. При плащане с карта (например през Shopify Payments) – документът се издава веднага след успешното плащане.
3. При наложен платеж – документът се издава при изпращане или при отчитане на плащането от куриера, в зависимост от уговорката със счетоводителя.
4. PDF се изпраща на клиента по имейл и е достъпен в профила му.
5. При връщане на стока автоматично се създава кредитно известие към първоначалната фактура.
6. Всеки месец счетоводителят получава експорт или вижда документите директно в системата си.

Shopify Flow помага за част от тези стъпки – например за маркиране на поръчки с фирмени данни с таг или за изпращане на известие при липсващ ЕИК.

Фактури при продажби в Гърция и Румъния

Ако продавате и в други държави от ЕС чрез Shopify Markets, фактурата за чуждестранен клиент може да е на английски или двуезична, а ставката на ДДС зависи от това дали сте над прага за продажби от разстояние и регистрирани по OSS. За фирми от ЕС с валиден ДДС номер фактурата обикновено е без ДДС с посочено основание. Цялата логика е обяснена в статията за ДДС за онлайн магазини и OSS.

Одиторски файл (SAF-T): трябва ли да се притеснявате

В България се въвежда поетапно стандартен одиторски файл (SAF-T) – електронен отчет на счетоводните данни към НАП. Задължението засяга първо големите предприятия, а за по-малките влиза по-късно. Той се генерира от счетоводния софтуер, а не от Shopify. Затова колкото по-чисто идват данните от магазина към счетоводството (с правилни номера, ставки и клиенти), толкова по-лесно ще е. Проверете със счетоводителя си кога ви засяга.

Чеклист преди да пуснете автоматичните фактури

• Номерацията продължава от последния ви номер и е 10-цифрена.
• Данните на фирмата ви, ЕИК и ДДС номерът са верни в шаблона.
• Сумите във фактурата съвпадат с поръчката до цент, включително доставката.
• Доставката е отделен ред с правилно начислен ДДС.
• Отстъпките и кодовете за намаление се показват коректно.
• Кредитното известие работи при пълно и при частично връщане.
• Тестова поръчка с фирмени данни минава от началото до края.
• Счетоводителят е видял и одобрил примерен документ.

Често задавани въпроси

Ако искате фактурите, куриерите и счетоводството в Shopify магазина ви да работят без ръчно преписване, вижте какво включва изработката на Shopify магазин при нас – настройваме фактурирането според практиката на вашия счетоводител.