Наредба Н-18 за онлайн магазин: касов апарат, СУПТО или нито едно

„Трябва ли ми касов апарат, ако продавам само онлайн?“ Това е първият въпрос, който чуваме от почти всеки нов клиент, който стартира онлайн магазин в България. Отговорът не зависи от платформата (Shopify, WooCommerce или друга), а от едно-единствено нещо: как клиентът ви плаща. Наредба Н-18 за онлайн магазин урежда точно това и след промените от 2018–2019 г. продължава да е източник на объркване.

В тази статия ще разгледаме сценариите един по един – плащане с карта, банков превод, наложен платеж, плащане в брой на място – и ще видите кога ви трябва фискално устройство и СУПТО, кога е достатъчен документ за регистрирана продажба и какво трябва да подадете към НАП. Накрая има кратък чеклист, който можете да дадете на счетоводителя си.

Накратко:

• Наредба Н-18 третира онлайн магазина като търговски обект, така че изискванията за отчитане на продажбите важат и за него.
• Ако приемате плащания само с карта чрез доставчик на платежни услуги, с банков превод или с наложен платеж чрез пощенски паричен превод, по правило не ви трябва касов апарат.
• Без касов апарат сте длъжни да издавате на клиента документ за регистрирана продажба (потвърждение) по образец от наредбата и да пазите данните за поръчките.
• Касов апарат е нужен, когато получавате пари в брой директно – например при плащане в собствен офис или чрез куриер без лиценз за пощенски парични преводи.
• Всеки онлайн магазин трябва да подаде уведомление към НАП с данните за електронния магазин, включително домейна.

Какво точно урежда Наредба Н-18 и защо засяга онлайн търговията

Наредба Н-18 на Министерството на финансите регламентира регистрирането и отчитането на продажбите в търговски обекти чрез фискални устройства, както и изискванията към софтуера, с който тези продажби се управляват. Дълго време онлайн търговците смятаха, че наредбата не ги касае. Промените от 2018 г. обаче изрично включиха електронните магазини и въведоха няколко понятия, които трябва да познавате:

• Фискално устройство (ФУ) – касовият апарат или фискалният принтер, свързан с НАП.
• СУПТО – софтуер за управление на продажбите в търговски обект. Това е програма, която води поръчки, наличности и плащания и отговаря на изискванията на наредбата (например не позволява изтриване на продажби без следа). Тя трябва да е вписана в списъка на НАП.
• УНП – уникален номер на продажбата, който СУПТО генерира за всяка поръчка.
• Документ за регистрирана продажба – потвърждението, което магазинът издава, когато не използва фискално устройство.

Важно уточнение: наредбата се променя и тълкуванията на НАП също. Тук описваме общата логика, която важи към 2026 г. За конкретния ви случай винаги проверявайте актуалния текст на сайта на НАП и се консултирайте със счетоводител.

Начинът на плащане решава всичко

Ключовият въпрос е дали парите минават през регулиран посредник (банка, платежна институция, лицензиран куриер), или вие ги получавате в брой. Ето как изглеждат основните сценарии:

Начин на плащане	Касов апарат	Какво издавате на клиента
Карта онлайн (Shopify Payments, Borica, myPOS, ePay и др.)	По правило не	Документ за регистрирана продажба
Банков превод по сметка	Не	Документ за регистрирана продажба
Наложен платеж чрез Еконт, Спиди или друг куриер с лиценз за пощенски парични преводи	По правило не	Документ за регистрирана продажба
Наложен платеж чрез куриер без такъв лиценз (или ваш собствен шофьор)	Да	Фискален бон
Плащане в брой или с карта на ПОС в собствен офис/шоурум	Да	Фискален бон

Плащане с карта и банков превод

Когато клиентът плаща с карта през виртуален ПОС или платежен портал, парите се обработват от доставчик на платежни услуги. В този случай магазинът не е задължен да регистрира продажбата чрез фискално устройство. Задължението се изпълнява с документ за регистрирана продажба, който изпращате на клиента – обикновено автоматично по имейл след поръчката.

Наложен платеж – най-честият източник на грешки

Наложеният платеж в България обикновено се изпълнява като пощенски паричен превод: куриерът събира сумата от клиента и ви я превежда. Големите куриери като Еконт и Спиди работят с такъв лиценз, затова при тях по правило не ви трябва касов апарат. Проблемът възниква, ако използвате малка фирма за доставки или собствен човек, който събира пари в брой – тогава вие на практика получавате плащане в брой и трябва да издадете фискален бон. Ако работите с нов или по-малък доставчик, поискайте писмено потвърждение, че наложеният платеж се извършва като пощенски паричен превод. Повече за практиката с наложения платеж има в статията ни за наложения платеж в онлайн магазина.

Клиенти, които идват да вземат поръчката си

Ако имате склад или офис, от който клиентите вземат поръчки и плащат там – в брой или с карта на физически ПОС – това място е търговски обект с плащания на място. Тук фискалното устройство е задължително, независимо че поръчката е направена онлайн.

Кога ви трябва СУПТО

СУПТО е отделна тема от касовия апарат и тук объркването е най-голямо. Опростено правило: изискванията за СУПТО са свързани с търговци, които използват фискални устройства и софтуер за управление на продажбите. Ако онлайн магазинът ви работи изцяло без касов апарат (карта, банков превод, наложен платеж чрез лицензиран куриер), стандартната платформа обикновено не трябва да бъде вписан СУПТО.

Ако обаче имате физически обект с касов апарат и управлявате продажбите си със софтуер – например Microinvest или друга складова програма, свързана с онлайн магазина – този софтуер трябва да е от списъка на одобрените СУПТО на НАП. Тогава всяка продажба получава УНП, а платформата на магазина често се синхронизира със складовата програма. Точно тук са най-сложните случаи и си струва 30 минути разговор със счетоводител, преди да изберете софтуер.

Документ за регистрирана продажба: какво трябва да съдържа

Ако не използвате касов апарат, за всяка поръчка издавате документ по образец от наредбата. На практика това е структурирано потвърждение, което включва:

• наименование и ЕИК на търговеца и наименование на електронния магазин;
• уникален номер и дата на документа;
• описание на стоките или услугите, количество, единична цена и обща сума;
• начин на плащане;
• данни за доставчика на платежни услуги или куриера, когато е приложимо, и идентификатор на транзакцията;
• начисления ДДС, ако сте регистрирани по ДДС.

Документът може да се изпраща по имейл, а данните за всички поръчки трябва да се съхраняват. В Shopify това обикновено се решава с персонализиран имейл шаблон за потвърждение на поръчката или с приложение за документи, а в WooCommerce – с плъгин за PDF документи, настроен според образеца. Готовите шаблони в чуждите платформи не съдържат автоматично всички задължителни реквизити – трябва да ги добавите. Специфичните настройки сме описали в статиите за Наредба Н-18 в Shopify и Наредба Н-18 в WooCommerce.

Уведомлението към НАП за електронния магазин

Независимо дали ползвате касов апарат, онлайн магазинът трябва да бъде заявен пред НАП. Това става по електронен път с квалифициран електронен подпис или ПИК, чрез уведомление с данни за магазина: домейн, собственик на домейна, хостинг доставчик, начини на плащане, доставчици на платежни услуги и др. При промяна на тези данни – например нов домейн или добавяне на нов платежен метод – уведомлението се актуализира.

Процедурата стъпка по стъпка описваме в отделна статия за регистрацията на онлайн магазин в НАП. Тук само ще подчертаем: това е задължение и за малкия магазин с 10 поръчки месечно, не само за големите.

Три типични сценария от практиката

Сценарий 1: малък магазин само с наложен платеж

Продавате ръчно изработени продукти, доставяте с Еконт и Спиди, клиентите плащат само при доставка. Касов апарат по правило не ви трябва. Нужни са: уведомление към НАП, документ за регистрирана продажба към всяка поръчка и редовно отчитане на получените преводи от куриера.

Сценарий 2: магазин с карта, наложен платеж и шоурум

Онлайн плащанията (карта, наложен платеж през лицензиран куриер) минават с документ за регистрирана продажба. Шоурумът обаче е отделен търговски обект с касов апарат, а ако складовата програма управлява и двата канала, тя трябва да е СУПТО. Това е най-честият случай, в който комбинацията от онлайн и офлайн продажби изисква внимателно планиране.

Сценарий 3: магазин, продаващ и в други държави от ЕС

При продажби към Гърция или Румъния логиката за българския търговски обект е същата, но се добавят въпроси за ДДС при дистанционни продажби (режимът OSS). Нашите собствени магазини работят с отделни пазари за Гърция и Румъния – данъчната страна там винаги се урежда със счетоводител, а не с настройка в платформата.

Чеклист за съответствие с Наредба Н-18

1. Опишете всички начини на плащане, които предлагате (и онлайн, и на място).
2. Проверете дали куриерите ви извършват наложения платеж като пощенски паричен превод.
3. Ако имате плащания в брой на място – регистрирайте фискално устройство за обекта.
4. Ако използвате касов апарат и складов софтуер – уверете се, че софтуерът е вписан СУПТО.
5. Настройте автоматичния документ за регистрирана продажба с всички реквизити.
6. Подайте уведомление към НАП за електронния магазин и го актуализирайте при промени.
7. Осигурете съхранение и експорт на данните за поръчките.
8. Прегледайте настройките поне веднъж годишно или при промяна в наредбата.

Често задавани въпроси

Ако стартирате нов магазин или искате да проверите дали текущите ви настройки за плащане, документи и куриери са подредени правилно, можем да прегледаме магазина и да ви кажем какво да коригирате технически. Разгледайте как изграждаме Shopify магазини за българския пазар или ни пишете за безплатна консултация през формата за контакт.