Регистрация на онлайн магазин в НАП и КЗП: какво е задължително
Какво точно трябва да подадете в НАП преди старта на онлайн магазина, има ли регистрация в КЗП и кои документи да подготвите – стъпка по стъпка.
Сайтът е готов, продуктите са качени, куриерът е договорен – и тогава някой пита: „А регистрирахте ли магазина в НАП?“. Регистрацията на онлайн магазин в НАП е една от малкото формалности, които не можете да пропуснете, а за много начинаещи търговци остава неясно какво точно се подава, кога и дали КЗП също чака някаква заявка.
В тази статия ще разберете кои стъпки са задължителни преди първата продажба, какви данни се попълват в портала на НАП, какво общо има Наредба Н-18, кога възниква задължение за ДДС и какво изисква Законът за защита на потребителите от самия сайт. Накрая ще намерите чеклист, който можете да минете за един следобед.
Накратко:
- Всеки търговец, който продава през собствен електронен магазин, подава в НАП данни за магазина по реда на Наредба Н-18, преди да започне продажбите.
- Подаването става електронно през портала на НАП с квалифициран електронен подпис (КЕП) или ПИК, а при промяна на данните се подава нова информация.
- Отделна регистрация в КЗП не се изисква, но сайтът трябва да съдържа задължителната информация по ЗЗП и Закона за електронната търговия.
- Регистрацията по ДДС е задължителна при надхвърляне на законовия праг на оборота, а при продажби към други държави от ЕС над 10 000 € годишно се прилага режимът OSS.
- От 2018 г. регистрация в КЗЛД като администратор на лични данни не е нужна, но GDPR задълженията остават изцяло.
Първо фирмата, после магазинът
НАП регистрира електронния магазин като част от дейността на конкретно лице. Затова последователността е: регистрирате търговец (ЕТ, ЕООД или ООД в Търговския регистър), откривате бизнес сметка и едва след това подавате данните за магазина. Физическо лице без регистрация технически също може да продава, но при редовни продажби с цел печалба това е търговска дейност и рискувате проблеми с данъчните и с потребителите.
Практичен съвет: ако още избирате правна форма, ЕООД обикновено е по-удобно за магазин, защото отделя личното имущество от риска на бизнеса. Счетоводителят ви ще прецени кое е по-изгодно данъчно – тук няма универсален отговор.
Какво точно се подава в НАП за електронния магазин
Наредба Н-18 задължава лицата, които извършват продажби чрез електронен магазин, да подадат информация за него по образец (приложение към наредбата). Подаването е онлайн, през услугата за електронни магазини в портала на НАП. Обичайно попълвате:
- данни за търговеца – ЕИК, наименование, адрес;
- домейн името на магазина (например вашия .bg или .com адрес) и дали магазинът е на собствен сайт или в платформа/маркетплейс;
- данни за хостинг доставчика или платформата, през която работи магазинът;
- начините на плащане, които приемате – по банков път, с карта, наложен платеж, в брой;
- дали използвате софтуер за управление на продажбите (СУПТО) и фискално устройство.
Точният списък с полета може да се промени, затова винаги гледайте актуалния образец на сайта на НАП. Важно е информацията да се подаде преди да започнат продажбите, а при промяна – например нов домейн, нов начин на плащане или преминаване към друга платформа – да се подаде отново в кратък срок.
Стъпки в портала
- Влезте в портала за електронни услуги на НАП с КЕП (или с ПИК, ако имате).
- Изберете услугата за подаване на данни за електронен магазин.
- Попълнете формата, като копирате домейна точно така, както е в браузъра.
- Подпишете и изпратете. Запазете входящия номер – ще ви трябва при проверка.
Наредба Н-18: касов бон, СУПТО и кога не ви трябва фискално устройство
Регистрацията на магазина е едно, а отчитането на продажбите – друго. Тук ключовото е как получавате парите:
| Начин на плащане | Касов бон / фискално устройство | Какво издавате |
|---|---|---|
| Банков превод | Не е нужно | Фактура или документ за потвърждение на поръчката |
| Карта през платежен оператор (Borica, myPOS, Stripe и др.) | По правило не е нужно | Документ за потвърждение на поръчката |
| Наложен платеж чрез лицензиран пощенски оператор (Еконт, Спиди) | По правило не е нужно | Документ за потвърждение; куриерът издава пощенски паричен превод |
| Плащане в брой на място / в шоурум | Задължително | Касов бон от фискално устройство |
Детайлите, включително какво трябва да съдържа документът за потвърждение и кога се изисква СУПТО, сме разгледали подробно в статията за Наредба Н-18 за онлайн магазини. Ако имате и физически обект, обсъдете с счетоводителя цялостната схема – там смесените случаи са най-чести.
Има ли регистрация в КЗП?
Кратък отговор: не. Комисията за защита на потребителите не води регистър, в който онлайн магазините се вписват предварително. КЗП обаче проверява магазините по сигнал или служебно и може да налага санкции, ако сайтът не отговаря на изискванията. Затова „регистрацията в КЗП“ на практика означава магазинът да е подготвен за проверка.
Какво трябва да има на сайта според Закона за защита на потребителите и Закона за електронната търговия:
- пълно наименование на търговеца, ЕИК, седалище и адрес за кореспонденция, телефон и имейл;
- ДДС номер, ако сте регистрирани по ДДС;
- крайни цени с ДДС в евро и ясна информация за цената на доставката преди поръчката;
- общи условия, включително правото на отказ в 14-дневен срок и формуляр за отказ;
- информация за рекламации и гаранции, както и за алтернативно решаване на спорове (помирителните комисии към КЗП);
- бутон за поръчка, който ясно показва, че поръчката е със задължение за плащане.
Съвет от практиката: проверете дали в старите ви общи условия още стои линк към европейската ОРС платформа. Тя беше закрита през 2025 г., така че текстът е добре да се обнови. Как да напишете условия, които издържат на проверка, обясняваме в статията за общи условия за онлайн магазин.
ДДС: кога регистрацията става задължителна
Регистрацията по ДДС не е условие за отваряне на магазин. Тя става задължителна, когато облагаемият ви оборот за последните 12 месеца надхвърли законовия праг (от 2025 г. той е 166 000 лв., което е около 85 000 €; проверете актуалната стойност в евро на сайта на НАП). Можете да се регистрирате и доброволно – това има смисъл, ако купувате много стоки с ДДС от доставчици и продавате основно на фирми.
Отделен случай са продажбите към клиенти в други държави от ЕС. Когато общата стойност на тези дистанционни продажби надхвърли 10 000 € за година, ДДС се дължи по ставката в държавата на клиента, а декларирането става през режима „обслужване на едно гише“ (OSS) в НАП. Ако планирате пазари като Гърция или Румъния, мислете за това още при настройката на цените.
GDPR, бисквитки и личните данни на клиентите
До 2018 г. администраторите на лични данни се регистрираха в КЗЛД. Сега такава регистрация няма, но задълженията са по-сериозни: нужна ви е политика за поверителност, правно основание за всяка обработка, договори с обработващи (куриери, платформа, имейл маркетинг) и банер за бисквитки, който не зарежда аналитика и рекламни пиксели преди съгласие. Ако продавате и на фирми, данните на контактните лица също са лични данни.
Чеклист преди първата поръчка
| Стъпка | Къде | Готово? |
|---|---|---|
| Регистрирана фирма и бизнес сметка | Търговски регистър, банка | ☐ |
| Данни за електронния магазин | Портал на НАП (КЕП/ПИК) | ☐ |
| Схема за отчитане по Н-18 (бон или документ за потвърждение) | Със счетоводителя | ☐ |
| Договор с куриер за наложен платеж | Еконт, Спиди, BOX NOW | ☐ |
| Договор с платежен оператор за карти | Банка или PSP | ☐ |
| Общи условия, формуляр за отказ, политика за поверителност | Сайта | ☐ |
| Пълни фирмени данни във футъра и страница „Контакти“ | Сайта | ☐ |
| Банер за бисквитки със съгласие | Сайта | ☐ |
При магазините, които изграждаме, тези текстове и полета са част от проекта: футърът с фирмени данни, страниците с условия и логиката за документ за потвърждение се подготвят преди пускането, а клиентът подава данните в НАП с готовата информация за домейна и плащанията. Ако тепърва избирате платформа, вижте и как да направите онлайн магазин стъпка по стъпка.
Чести грешки, които виждаме
- Подаден е тестовият домейн. Магазинът се регистрира с адреса на платформата (например .myshopify.com), а после се пуска на собствен домейн без нова информация в НАП.
- Добавен е нов начин на плащане без актуализация. Включвате плащане с карта или BOX NOW с наложен платеж и забравяте, че данните за магазина вече не са верни.
- Цени без ДДС за крайни клиенти. За потребители трябва да показвате крайната цена.
- Копирани общи условия. Чужд текст с чужда фирма и чужди срокове е първото, което личи при проверка.
Често задавани въпроси
Задължителна ли е регистрацията на онлайн магазин в НАП, ако приемам само наложен платеж?
Да. Данните за електронния магазин се подават независимо от начина на плащане. Наложеният платеж чрез лицензиран куриер влияе на това дали ви трябва касов бон, а не на задължението да уведомите НАП за магазина.
Колко струва регистрацията в НАП?
Самото подаване на данни за електронен магазин през портала е безплатно. Разходите са за КЕП (ако нямате), за счетоводно обслужване и евентуално за софтуер и фискално устройство, ако продавате и в брой.
Трябва ли да регистрирам магазина, ако продавам само в Instagram или Facebook?
Ако продавате регулярно като търговец, задълженията по ЗЗП и данъчното законодателство важат и при продажби през социални мрежи. Дали и как се подават данни в НАП за такъв канал, уточнете със счетоводителя, защото зависи от конкретната схема.
Какво се случва, ако не подам данни за магазина?
При проверка НАП може да наложи глоба, а липсата на регистрация често съвпада и с други нарушения по Н-18. Подаването отнема минути, затова няма смисъл да се рискува.
Ако подготвяте нов магазин и искате правните страници, фирмените данни и плащанията да са наред още от първия ден, разгледайте как работим по изработка на Shopify магазин или ни пишете през формата за контакт – ще прегледаме сайта ви и ще ви кажем какво липсва.