Shopify и Microinvest: синхронизация на наличности, цени и поръчки

Microinvest Склад Pro е една от най-разпространените складови програми в българските магазини, а Shopify – една от най-удобните платформи за онлайн продажби. Проблемът започва, когато двете живеят отделно: продукт се продава в обекта, но в сайта още е „в наличност“; цената се променя в склада, но онлайн остава старата; онлайн поръчките се въвеждат ръчно в Microinvest вечер.

В тази статия ще разгледаме какво точно може да се синхронизира между Shopify и Microinvest, трите основни начина да се направи и решенията, които трябва да вземете предварително. Целта е да можете да разговаряте конкретно с изпълнителя, а не да купувате „интеграция“ на сляпо.

Накратко:

• Връзката между Shopify и Microinvest обикновено обхваща три потока: наличности от склада към магазина, цени от склада към магазина и поръчки от магазина към склада.
• Общият ключ между двете системи е артикулният код (SKU) или баркодът и без чисти, уникални кодове синхронизацията не може да работи надеждно.
• Има три подхода: ръчен обмен чрез CSV файлове, готов конектор от партньор и собствена интеграция през Shopify Admin API.
• Наличностите е добре да се обновяват на кратки интервали, например на всеки няколко минути, а цените – по график или при промяна.
• Фискалните и счетоводните изисквания, включително Наредба Н-18, трябва да се обсъдят със счетоводителя преди да се реши коя система издава документите.

Какво точно се синхронизира

Данни	Посока	Колко често	Бележка
Наличности	Microinvest → Shopify	На няколко минути	Най-критичният поток
Цени и промоции	Microinvest → Shopify	По график или при промяна	Решете коя система е водеща
Нови артикули	Microinvest → Shopify	При създаване	Обикновено само код, име и цена – описанието се пише в Shopify
Поръчки	Shopify → Microinvest	Веднага или на интервали	Създава документ в склада
Статус и товарителници	Двупосочно, по избор	При промяна	Зависи от процеса

Важно разграничение: Microinvest е силен в склада и документите, а Shopify – в продуктовото съдържание. Снимките, описанията, SEO текстовете и колекциите почти винаги се управляват в Shopify. Опитът тези данни да идват от склада обикновено завършва с бедни продуктови страници.

Подготовката, която решава успеха

Чисти артикулни кодове

Всеки вариант в Shopify (например размер M, цвят бял) трябва да има собствен SKU, който съвпада с кода в Microinvest. Дублирани кодове, празни полета и артикули, въведени „временно“ с код 0, са най-честата причина за грешни наличности. Започнете с експорт от двете системи и сравнение в таблица.

Обекти и складове

Ако имате няколко обекта в Microinvest, решете кои от тях захранват онлайн наличността. Shopify поддържа няколко локации, така че можете да покажете наличност по магазин или само общ склад за онлайн продажби.

Водеща система за цените

Ако цените се определят в Microinvest, не ги променяйте ръчно в Shopify – синхронизацията ще ги презапише. Промоциите за сайта могат да се правят с отстъпки в Shopify или с отделна ценова група в склада. От 2026 г. цените са в евро и в двете системи – проверете дали версията ви на Microinvest е актуализирана и дали закръглянето съвпада.

Буфер за наличност

Ако една бройка е на рафта в обекта, тя може да се продаде там, докато онлайн поръчката още се обработва. Много магазини показват онлайн наличност минус една или две бройки за артикулите с малко количество.

Три начина за свързване

1. CSV импорт и експорт

Експортирате наличности и цени от Microinvest, качвате ги в Shopify чрез импорт на продукти или наличности. Поръчките се въвеждат ръчно или се импортират обратно.

• Плюс: без разходи за разработка, подходящо за старт.
• Минус: наличността е вярна само в момента на импорта; при повече от няколко поръчки дневно рискът от продадени липсващи продукти расте.

2. Готов конектор

Някои партньори на Microinvest и разработчици на приложения предлагат готови модули за връзка с онлайн магазини. Преди да изберете, попитайте поддържа ли Shopify (а не само WooCommerce или OpenCart), как работи с вариантите, на какъв интервал синхронизира и кой поддържа модула при обновяване на Microinvest или промени в API на Shopify.

3. Собствена интеграция през API

Малка услуга (скрипт на сървър или в облака) чете данните от Microinvest, например от базата данни или от експортирани файлове, и ги изпраща към Shopify чрез Admin API. Поръчките идват обратно чрез уебкуки (webhooks) – известия, които Shopify изпраща при нова поръчка – и се записват като документ в склада.

• Плюс: пълен контрол, логове, правила за вашия процес.
• Минус: по-висока начална цена и нужда от поддръжка.

Подход	Подходящ за	Точност на наличността	Поддръжка
CSV	Малко поръчки, малък каталог	Към момента на импорта	Ръчна работа всеки ден
Готов конектор	Стандартен процес	Според интервала на модула	От доставчика на модула
Собствена интеграция	Няколко обекта, B2B, специфични правила	Почти в реално време	Договор за поддръжка

Поръчки, документи и Наредба Н-18

Тук техниката среща счетоводството. Въпросите, на които трябва да отговорите със счетоводителя си, преди да програмирате:

• Какъв документ се създава в Microinvest при онлайн поръчка – продажба, поръчка, резервация?
• Коя система издава фактурата – Shopify приложение или Microinvest?
• Как се отчита наложеният платеж, получен чрез куриер, и плащането с карта?
• Как се обработват връщанията и анулираните поръчки?

Изискванията на Наредба Н-18 за онлайн магазините зависят от начина на плащане и от използваната система – вижте статията за Shopify и Наредба Н-18, а за фактурите – фактури в Shopify.

Технически подробности, за които да попитате

1. Ограничения на API. Shopify ограничава броя заявки за определено време. При хиляди артикули интеграцията трябва да изпраща само променените наличности, не целия каталог всеки път.
2. Логове и известия. Ако синхронизацията спре в събота вечерта, кой ще разбере и как?
3. Повторни опити. Поръчка, която не е записана заради временна грешка, трябва да се опита отново, а не да се загуби.
4. Тестова среда. Първите седмици интеграцията трябва да работи паралелно с ръчния процес, докато данните съвпадат.
5. Документация. Кои полета се синхронизират, в каква посока, по какъв график – записано, а не „в главата на програмиста“.

Чести грешки

• Синхронизация на цени без да се знае коя система е водеща – цените „скачат“.
• Варианти без собствен код – наличността на всички размери се обединява.
• Пълно изпращане на каталога на всеки няколко минути – достигане на лимитите на API.
• Липса на известие при грешка – магазинът седмици показва грешни наличности.
• Автоматично създаване на продукти в Shopify от склада – стотици празни страници без снимки, които Google индексира.

Колко струва и колко време отнема

CSV процесът е практически безплатен, но струва работни часове всеки ден. Готовите конектори обикновено са с месечен или годишен абонамент – проверявайте актуалните цени при доставчика. Собствената интеграция е еднократна разработка плюс поддръжка; при нас автоматизациите започват от 780 €, а точната цена зависи от броя потоци и обекти. Типичният проект – подготовка на кодовете, разработка, паралелен тест – отнема няколко седмици. Ако използвате WooCommerce, логиката е същата, но инструментите са различни – вижте WooCommerce и Microinvest.

Често задавани въпроси

Ако искате Shopify и Microinvest да работят като една система, можем да прегледаме данните ви и да предложим подходящия подход – от подреждане на CSV процеса до пълна интеграция. Вижте услугата автоматизация на процеси или ни пишете през формата за контакт.