Microinvest и онлайн магазин: синхронизация на склад, цени и поръчки

Имате физически магазин или склад, който от години работи с Microinvest Склад Pro. Каталогът, доставните цени, наличностите и документите са там. Сега искате онлайн магазин – и първият въпрос не е „коя тема“, а „как сайтът ще знае какво имам на склад“. Ако отговорът е „ще го въвеждаме ръчно“, след месец ще имате продадени липсващи продукти и двойна работа всяка вечер.

Тази статия е за търговци, които тепърва избират или правят онлайн магазин и искат да е свързан с Microinvest от първия ден. Ще видите кои данни имат смисъл да се синхронизират, коя платформа как се свързва, какви са трите нива на интеграция с приблизителна сложност и кои решения трябва да вземете със счетоводителя, преди да се пише код.

Накратко:

• Microinvest Склад Pro може да бъде водещата система за артикули, наличности и цени, а онлайн магазинът – за снимки, описания, SEO и поръчки.
• Връзката с онлайн магазин е възможна с всички основни платформи, като Shopify и WooCommerce, но начинът и цената зависят от платформата и от това дали има готов модул.
• Общият ключ между Microinvest и онлайн магазина е артикулният код или баркодът, затова почистването на кодовете е първата задача на всеки проект.
• Най-простото ниво на интеграция е периодичен експорт на наличности и цени, а пълното – двупосочна автоматична синхронизация с прехвърляне на поръчките в склада.
• Коя система издава касовите бележки и фактурите при онлайн продажба трябва да се реши със счетоводителя, съобразно Наредба Н-18 и начина на плащане.

Какво прави Microinvest и какво – онлайн магазинът

Най-честата грешка в такива проекти е опит едната система да прави всичко. Microinvest е силен в склада, документите, доставките и обектите. Онлайн платформата е силна в представянето на продукта и в процеса на поръчка. Работещото разделение изглежда така:

Данни	Водеща система	Защо
Артикулен код, баркод, мерна единица	Microinvest	Там се създават при доставка
Наличност по обекти	Microinvest	Продажбите в обекта се отчитат там
Продажна цена	Microinvest (най-често)	Една цена за обекта и сайта, без ръчно дублиране
Снимки, описания, характеристики	Онлайн магазинът	Складовата програма не е създадена за маркетингово съдържание
Категории, колекции, SEO	Онлайн магазинът	Структурата на сайта се различава от складовите групи
Поръчки от сайта	Онлайн магазинът → Microinvest	Създават се онлайн, отчитат се в склада

Ако цените за сайта трябва да са различни от тези в обекта, например с онлайн отстъпка, решете дали това ще е отделна ценова група в Microinvest или отстъпка в платформата. Двата подхода работят, смесването им – не.

Коя платформа за онлайн магазин с Microinvest

Изборът на платформа не трябва да се прави само заради Microinvest, но връзката влияе на цената на проекта.

WooCommerce

Най-много готови решения в българския пазар, защото WooCommerce е отворена платформа и разработчиците могат да пишат директно в базата или през REST API. Плюс: гъвкавост. Минус: всеки модул е още един плъгин за поддръжка при обновявания. Детайлите са в статията за WooCommerce и Microinvest.

Shopify

Връзката минава през Shopify Admin API – стабилен, документиран интерфейс, който не се чупи при обновяване на темата. Готови конектори има по-малко, затова по-често се прави малка собствена услуга. Подробно – в статията за Shopify и Microinvest.

Български SaaS платформи

Някои местни платформи предлагат вградена или партньорска връзка с Microinvest. Ако това е решаващо за вас, поискайте демонстрация с вашите реални данни, а не само списък с функции.

Практическото правило: изберете платформата според продажбите, маркетинга и бюджета, после проверете как точно става връзката. Обратният ред води до платформа, която пасва на склада, но не продава.

Три нива на интеграция

Ниво	Как работи	Подходящо за	Риск
1. Периодичен файл	Експорт на наличности и цени от Microinvest в Excel/CSV, импорт в магазина веднъж или няколко пъти дневно	Старт, малко поръчки, бавно движещи се стоки	Наличността е вярна само в момента на импорта
2. Автоматична еднопосочна синхронизация	Скрипт по график чете данните от Microinvest и обновява магазина на няколко минути	Магазин с обект и сайт, десетки поръчки дневно	Поръчките още се въвеждат ръчно в склада
3. Двупосочна синхронизация	Плюс поръчките от сайта се създават автоматично като документи в Microinvest	Голям обем, няколко обекта, без ръчна работа	По-висока цена и нужда от ясни правила при грешки

Повечето търговци започват от ниво 2. То премахва най-скъпия проблем – продажба на продукт, който го няма – а прехвърлянето на поръчките може да се добави по-късно. Как изглежда пълната автоматизация на поръчката от сайта до куриера – в статията за автоматизация на поръчките.

Как технически се чете Microinvest

Склад Pro обикновено работи върху SQL база данни, инсталирана на сървър или компютър в офиса. Връзката може да е директно към базата, през експортирани файлове или през допълнителен модул, според версията и лиценза ви. Едно практично изискване: компютърът или сървърът с базата трябва да е включен и с интернет, иначе синхронизацията спира. Ако базата е на касовия компютър в обекта, който се изключва вечер, онлайн наличностите „замръзват“ до сутринта.

Подготовката, която определя срока

1. Почистете кодовете. Експортирайте артикулите и проверете за дублирани кодове, празни баркодове и стари артикули с наличност. Това често отнема повече време от самата интеграция.
2. Решете кои обекти захранват сайта. Целият склад, само централният или сумата от няколко обекта.
3. Определете буфер. Показвайте онлайн наличност минус една-две бройки за артикули с малко количество.
4. Варианти. Ако продавате размери и цветове, всеки вариант трябва да е отделен артикул в Microinvest със свой код.
5. Евро. От 1 януари 2026 г. цените са в евро. Проверете дали версията на Microinvest е актуализирана и дали закръглянето съвпада с цените в магазина.

Счетоводните въпроси преди кода

Тук не даваме счетоводни съвети, но тези въпроси задължително трябва да се обсъдят със счетоводителя:

• Коя система издава фактурите при онлайн поръчка – платформата, Microinvest или отделна програма?
• Как се отчитат плащанията с наложен платеж, с карта и по банков път според изискванията на Наредба Н-18? Повече в статията за Наредба Н-18 за онлайн магазин.
• Кога поръчката се изписва от склада – при създаване, при изпращане или при плащане?
• Как се отразяват връщанията в 14-дневния срок?

Отговорите определят какво точно трябва да прави интеграцията на ниво 3.

Колко струва и колко време отнема

Цената зависи от нивото и от готовността на данните. Ориентировъчно:

• Ниво 1 – основно настройка на шаблон за експорт и импорт, обикновено няколко часа работа.
• Ниво 2 – малка автоматизация, която при MA3X попада в услугата за автоматизация от 780 €, ако кодовете са чисти.
• Ниво 3 – по оферта, след преглед на версията на Microinvest, броя обекти и счетоводните правила.

При textiles.bg сме изграждали връзка на WooCommerce с външна система през REST, а при Shopify магазините използваме Admin API – логиката с ясна водеща система и общ артикулен код е една и съща, независимо от платформата.

Често задавани въпроси

Ако работите с Microinvest и планирате онлайн магазин, можем да прегледаме данните ви и да предложим най-простото ниво на интеграция, което решава проблема – вижте автоматизациите или поискайте оферта.